Lohnsteuerjahresausgleich

Als Arbeitgeber behalten Sie bei jeder Lohn- und Gehaltszahlung die Lohnsteuer ein und führen diese ans Finanzamt ab. Um jene Mitarbeiter finanziell zu entlasten, die im Jahr zu viel Steuern gezahlt haben, können Sie am Jahresende einen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen.

Früher verwendeten Privatpersonen den Begriff Lohnsteuerjahresausgleich für ihre freiwillig beim Finanzamt eingereichte Einkommensteuererklärung. Sie dient meist dazu, Kosten von der Steuer abzusetzen. Heute bezeichnet der Ausdruck jedoch ausschließlich die im Dezember durchgeführte Korrektur des Lohnsteuerabzugs durch den Arbeitgeber.

Beim Lohnsteuerabzug wird monatlich der Arbeitslohn eines Mitarbeiters ermittelt und die anfallende Lohnsteuer direkt abgezogen. Die Korrektur dieser Lohnabrechnung findet meist zusammen mit der Lohn- oder Gehaltsabrechnung am Jahresende statt. Dadurch erstattet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die zu viel bezahlten Steuerbeträge, bevor er die Lohnsteuerbescheinigungen erstellt. Der Lohnsteuerjahresausgleich hat also nichts mit der Steuererklärung von Arbeitnehmern zu tun. Reicht der Arbeitnehmer Unterlagen zur Lohnsteuer beim zuständigen Finanzamt ein, spricht man vom Antragsveranlagungsverfahren.

Die Voraussetzungen für die Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleiches sind im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Die Lohnsteuer gehört zur Einkommensteuer und fällt bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit an. Wenn Sie als Arbeitgeber im Laufe des Kalenderjahres zu viel Lohnsteuer einbehalten haben, können Sie sie dem Arbeitnehmer nach Ablauf des Jahres erstatten. Voraussetzung ist, dass Ihr Mitarbeiter das komplette abgelaufene Kalenderjahr, das sogenannte Ausgleichsjahr, bei Ihnen beschäftigt war. Allerdings ist eine Rückzahlung nur möglich, bevor Sie die elektronische Jahressteuerbescheinigung an das Finanzamt übermitteln. Danach dürfen Arbeitgeber keinen Lohnsteuerjahresausgleich mehr durchführen. Sind Arbeitnehmer mit der Höhe der einbehaltenen Lohnsteuer nicht einverstanden, müssen sie Einspruch erheben.

Die Einkommenshöhe von Mitarbeitern kann zum Beispiel aufgrund von Gehaltserhöhungen, Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld schwanken. Dann rutschen diese Arbeitnehmer in den betreffenden Monaten oft in der Steuerprogression nach oben, sodass sie höhere Abgaben zahlen müssen. Für die Berechnung der Jahreslohnsteuer gilt aber das Jahreseinkommen. Darin lassen sich monatliche Einkommensspitzen auf andere Monate umlegen. Somit kann die errechnete Jahressteuerschuld niedriger ausfallen als die Summe der bereits ans Finanzamt gezahlten monatlichen Steuerabzüge. Wurden innerhalb eines Kalenderjahres zu viel Steuern vom Arbeitslohn abgezogen, muss der Arbeitgeber die Differenz unter Umständen erstatten. Auch andere Faktoren wie Freibeträge für Kinder oder besondere Ausgaben können steuermindernd wirken. Diese Freibeträge werden in der Regel nicht automatisch beim monatlichen Lohnsteuerabzug berücksichtigt und sollten daher im Jahresausgleich geltend gemacht werden.

Als Arbeitgeber verantworten Sie die einwandfreie Abführung der Lohnsteuer an den Fiskus. Wenn Sie am 31. Dezember eines Jahres mindestens zehn Angestellte beschäftigen, müssen Sie am Ende dieses Ausgleichsjahres die von Ihnen abgeführte Lohnsteuer prüfen. Dann ist gegebenenfalls bis spätestens Februar des Folgejahres eine Korrektur notwendig und Sie müssen den betroffenen Arbeitnehmern zu viel gezahlte Beträge erstatten. Stellt sich allerdings heraus, dass Ihre Mitarbeiter zu wenig Lohnsteuer gezahlt haben, müssen Sie keine Steuern nachfordern. Das bleibt dem Finanzamt überlassen. Beschäftigen Sie weniger als zehn Arbeitnehmer, dann sind Sie zur Durchführung eines Lohnsteuerjahresausgleichs berechtigt, aber nicht verpflichtet.

Beachten Sie, dass Sie in einigen Fällen keinen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen dürfen – zum Beispiel bei

• Mitarbeitern, die keinen Lohnsteuerjahresausgleich wünschen,
• Mitarbeitern, die individuelle Freibeträge eingetragen haben, bei denen eine Besteuerung nach Steuerklasse IV mit Faktorverfahren oder die Klassen III/V zur Anwendung kommen und die deshalb verpflichtet sind, eine Einkommensteuererklärung abzugeben,
• Mitarbeitern, die Sie nicht ganzjährig beschäftigen – auch bei Saisonarbeitern oder Kurzarbeitern,
• Steuerausländern, die mehr als die Hälfte des Jahres im Ausland wohnen,
• Zahlung von Schlechtwetter-, Winterausfall- oder Mutterschaftsgeld.

Seit diesem Jahr führt zudem der Bezug von ausländischen Einkünften, von denen keine inländische Lohnsteuer einbehalten wurde, zum Ausschluss vom Lohnsteuerjahresausgleich. Ebenso ausgeschlossen sind seit 2024 Arbeitnehmer, für die im Ausgleichsjahr im Rahmen der Vorsorgepauschale im Zusammenhang mit der Pflegeversicherung unterschiedliche Abschläge berücksichtigt wurden. Diese Ausschlussregelungen sollen dabei helfen, unzutreffende Jahreslohnsteuerangaben zu vermeiden.